Más de 80 personas participaron en el V encuentro departamental de archivistas y seminario taller tablas de retención documental y documento electrónico, durante los días 11 y 12 de diciembre en el Auditorio del Hotel Capitolio en Yopal.

La instalación del evento fue realizada por el Gerente del Instituto Financiero de Casanare Doctor Hugo Archila, como de legado de la Gobernación de Casanare.

Se contó con el Apoyo de C.S.A Archivísticos - Empresa casanareña y con el apoyo del Instituto para el Desarrollo Urbano y Rural de Yopal -IDURY, Instituto Financiero de Casanare, Capresoca E.P.S. Empresa de Acueducto de Paz de Ariporo y los miembros de la Asociación Casanareña de Archivistas.

Se pudo establecer que se está cambiando el sentir por la Gestión Archivística y que hay más interés en el tema, los asistentes agradecieron a C.S.A. Archivísticos y Tecnológicos –empresa privada-, quienes al asumir parte de los costos del evento, facilitaron la inscripción sin pago del 90% de los asistentes e hicieron un llamado de atención a la Gobernación de Casanare para que dé cumplimiento a lo establecido en el Decreto 1080 de 2015 en lo relacionado a brindar este tipo de capacitaciones a las entidades de Casanare

Los instructores invitados fueron el Doctor William Martínez, Ingeniero Carlos Rojas y Profesional Archivista Nelson León Acuña, funcionarios y Asesores del Archivo General de la Nación y del Archivo del Distrito Capital de Bogotá, quienes se fueron satisfechos por el interés de los asistentes en el tema y los invitaron a continuar con su labor.

Entre las experiencias exitosas que se compartieron fue la del Instituto Financiero de Casanare – I.F.C.- que invitó a conocer las instalaciones del Depósito para el Archivo de Documentos que fue construido con los parámetros técnicos exigidos por las normas actuales y contó con el apoyo en la revisión del diseño por funcionarios del Archivo General de la Nación.

De otra parte el Instituto para el Deporte y la Recreación de Yopal, también informó que se había adecuado una bodega en el Coliseo 20 de Julio, atendiendo las indicaciones de funcionarios del Archivo General de la Nación, para almacenar los documentos y en este momento se encuentran organizando allí su Archivo Central, con el objetivo de entregarlos a la nueva administración debidamente almacenados.

A su vez por parte de ACUATODOS S.A. E.S.P., se informó que se adelantó la organización del Fondo Acumulado, se constituyó Archivo Central el cual está técnicamente organizado permitiendo el acceso eficaz y oportuno a la información generada desde 2009 y cumplieron con la elaboración de los Instrumentos archivísticos exigidos por las normas legales vigentes tales como Programa de Gestión Documental, Plan Institucional de Archivos, Reglamento de Archivo, Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental.

Los Conferencistas recordaron a los asistentes la importancia de tramitar la Tarjeta Profesional de Archivista en cualquiera de los niveles: Técnico, Tecnológico o Profesional, ya que el ejercicio de esta labor requiere y exige la tarjeta profesional.

Entre los aspectos técnicos para resaltar hicieron un llamado de atención a las Entidades para la revisión de los Manuales de Funciones, los cuales deben ser elaborados para cada dependencia y no para un cargo o funcionario, como se pudo establecer en algunos manuales revisados, teniendo en cuenta que dichos manuales son el punto de partida para la formulación de las Tablas de Retención Documental, instrumento archivístico de obligatorio cumplimiento y que facilita la organización de los archivos de Gestión, de Oficina.