Colombia Compra Eficiente recordó a las Entidades Estatales que el 31 de enero de 2017 vence el plazo para elaborar y publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP.

La publicación oportuna del Plan es una obligación legal. De acuerdo con la Circular Externa 02 de Colombia Compra Eficiente “Las entidades del Estado deben publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP a más tardar el 31 de enero de cada año, identificando los bienes y servicios con el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas (UNSPSC).”

Publicar el Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II es una oportunidad para empezar a utilizar la plataforma que permite a las Entidades Estatales y Proveedores realizar los procesos de compras en línea, ahorrando en tiempos de contratación.

A continuación, conozca las respuestas a las preguntas más frecuentes sobre la elaboración y publicación del Plan Anual de Adquisiciones en el SECOP II.

¿Qué es el Plan Anual de Adquisiciones?

El Plan Anual de Adquisiciones, PAA es una herramienta de planeación que permite a las Entidades Estatales facilitar, identificar, registrar, programar y divulgar sus necesidades de bienes, obras y servicios; y al Estado a través de Colombia Compra Eficiente, diseñar estrategias de contratación basadas en la información consignada en el Plan Anual de Adquisiciones que permitan incrementar la eficiencia del proceso de contratación. El PAA también permite a los proveedores potenciales conocer las compras que las diferentes Entidades Estatales planean realizar y que corresponden a temas de su interés. El Plan Anual de Adquisiciones permite además a los ciudadanos hacer control social a los proyectos y programas de las entidades.

¿Cuál es el objetivo del Plan Anual de Adquisiciones?

El Plan Anual de Adquisiciones busca comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado.

¿Cuál es la diferencia entre el Plan Anual de Adquisiciones y el Plan de Compras?

El Plan Anual de Adquisiciones, de acuerdo con el artículo 3 del Decreto 1510 de 2013, compilado en el Decreto 1082 de 2015, es un instrumento de planeación contractual de la Entidad Estatal, igual al plan general de compras al que se refiere el artículo 74 de la Ley 1474 de 2011 y el plan de compras al que se refiere la Ley Anual de Presupuesto. Es decir, es el mismo plan de contratación, razón por la cual debe manejarse en un único documento: Plan Anual de Adquisiciones.

¿Qué es el valor estimado en el Plan Anual de Adquisiciones?

El valor estimado, es igual al valor total del proceso contractual sin distinguir vigencias; el valor estimado de la vigencia actual corresponde a los recursos que serán ejecutados durante el año correspondiente al Plan Anual de Adquisiciones.

¿Debe incluirse todas las modalidades de selección en el Plan Anual de Adquisiciones?

El Plan Anual de Adquisiciones debe incluir todas las contrataciones que planea ejecutar la Entidad Estatal en el transcurso del año de bienes, servicios y obras públicas con cargo en los presupuestos de funcionamiento e inversión, sin importar la modalidad de selección del proceso.

¿Hay un valor mínimo de los bienes y servicios para que hagan parte del plan anual de compras?

No existe un valor mínimo para que los bienes y/o servicios sean incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones. Este debe reflejar todas las compras de bienes, servicios y obra pública con cargo al presupuesto de inversión y funcionamiento de la entidad estatal para el año en que se encuentran elaborando el PAA.

¿Las contrataciones de profesionales y personal de apoyo se incluyen en el Plan de compras?

El Plan Anual de Adquisiciones debe incluir las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras públicas planeadas para la vigencia con cargo a los presupuestos de funcionamiento e inversión. En este orden de ideas, el personal vinculado a través de la contratación de servicios de apoyo debe ser incluido en el Plan Anual de Adquisiciones; el personal que compone la nómina de la entidad no debe ser incluido en el Plan Anual de Adquisiciones al no ser vinculado a través de procesos de contratación.

¿El pago de deuda e impuestos debe ser incluido en el Plan Anual de Adquisiciones?

Debido a que para el pago de deuda e impuestos no se realizan contrataciones, estos pagos no deben ser incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones.

¿El valor del presupuesto anual incluye las vigencias expiradas?

El Plan Anual de Adquisiciones no tiene en cuenta el valor de las vigencias expiradas. En el PAA se deben incluir los bienes, servicios y las obras públicas planeadas para la vigencia del Plan Anual de Adquisiciones con cargo a los presupuestos de funcionamiento y de inversión.

¿Cómo se debe publicar el Plan Anual de Adquisiciones?

Las Entidades Estatales deben ingresar con usuario y contraseña al SECOP. En la opción Plan Anual de Adquisiciones, de clic en Cargar un nuevo Plan Anual de Adquisiciones. Luego debe diligenciar los campos requeridos, seleccionar el archivo correspondiente al Plan Anual de Adquisiciones y. Verificar el cargue del Plan Anual de Adquisiciones en la opción PROVEEDORES.

¿Quién es el encargado de aprobar el Plan Anual de Adquisiciones en la Entidad?

El Plan Anual de Adquisiciones debe ser aprobado únicamente por el ordenador del gasto.

¿Se debe incluir las prórrogas y adiciones de los contratos en el Plan Anual de Adquisiciones?

Las prórrogas y adiciones a contratos no deben ser publicadas en el Plan Anual de Adquisiciones, ya que éstas hacen parte de un proceso contractual ya celebrado, caso en el cual no hace parte de un nuevo proceso de adjudicación.

¿El Plan Anual de Adquisiciones se liquida?

El Plan Anual de Adquisiciones no se liquida porque su función es de planeación y no presupuestal.

¿Una Entidad Estatal puede desagregar su Plan Anual de Adquisiciones?

Cuando hay entidades ejecutoras separadas puede expedirse un Plan Anual de Adquisiciones por Unidad Ejecutora. Esta desagregación no es por ordenación del gasto sino por unidad ejecutora.

¿Cuándo debe actualizar una Entidad Estatal el Plan Anual de Adquisiciones?

La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección, origen de los recursos- Para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios - excluir obras, bienes y/o servicios; o - modificar el presupuesto anual de adquisiciones.